La oportunidad
FitLovas es una cadena de estudios de entrenamiento de fuerza para mujeres en Barcelona. Hoy tiene tres estudios, repartidos en dos cuentas de su sistema de reservas. La captación ya funcionaba y las socias llegaban. Lo que no daba abasto era todo lo que pasaba detrás.
Cada alta pasaba por cinco o seis herramientas: la landing, la pasarela de pago, un formulario, el sistema de reservas, el CRM, WhatsApp y Meta. Ninguna estaba conectada con las demás. Solo el checkout del sistema de reservas eran unas ocho pantallas y trece campos. En recepción se volvían a introducir los datos a mano, las domiciliaciones se configuraban una a una y los cobros fallidos se descubrían con la socia ya delante.
El objetivo era que FitLovas pudiera crecer sin multiplicar el trabajo administrativo: que abrir un cuarto estudio sumara socias, no horas de gestión.
La solución
Un único proceso de alta
Sustituimos el checkout del sistema de reservas por un formulario para cada oferta, enlazado desde landings que diseñamos y mantenemos nosotros. En cuanto alguien se apunta, la nueva socia aparece en el sistema de reservas, en su estudio y con su plan, con la cuenta bancaria validada y la cuota domiciliada. Si hay matrícula o clase de prueba, también queda registrada. Las promociones de bienvenida pasan solas a la tarifa normal a los tres meses, así que nadie tiene que acordarse de cambiar el precio.
Las altas que se hacen en recepción siguen el mismo proceso desde una página interna, así que una socia que se apunta en el mostrador y otra que lo hace online quedan registradas exactamente igual.
Donde las plataformas no llegan
No todo se puede hacer a través de la API pública. El sistema de reservas no permitía asignar la cuenta bancaria de cobro desde una integración, así que creamos un proceso programado que lo hace. Después adelantamos ese paso para que la domiciliación quede lista en el momento del alta y no horas más tarde. Antes de dar un alta por cerrada, el sistema vuelve a leer la cuenta guardada para confirmar que es la correcta.
Un tracking del que Meta puede aprender
El origen de cada clic en un anuncio viaja desde la landing hasta el formulario y se guarda en la ficha de la socia. Cada vez que se crea un lead, una clase de prueba o un alta, ya sea online o desde recepción, se envía a Meta una conversión server-side con los mismos identificadores que usa el píxel. Así cada conversión se cuenta una sola vez y se atribuye a la campaña que la ha generado.
Un WhatsApp que sabe con quién habla
Las socias nuevas pasan al CRM y a la plataforma de WhatsApp en cuanto se crea su contrato. Cuando alguien escribe por primera vez por WhatsApp, se busca su número en las dos cuentas del sistema de reservas y la conversación se etiqueta con su estudio y con si ya es socia. Así llega a la bandeja del estudio que toca, y con contexto.
Un sistema que se revisa solo
Cada mañana, una conciliación cruza los formularios de alta con el sistema de reservas y vuelve a procesar lo que no llegó, con el mismo código que se usa en tiempo real. Un segundo informe compara las cuentas bancarias registradas con lo que el sistema de reservas va a cobrar y vuelve a poner en cola las que se han quedado por el camino. Los dos llegan al Slack del equipo en un castellano claro, con un aviso visible cuando una comprobación no se ha podido hacer. El equipo también recibe avisos cuando una socia está en un plan que no le corresponde, cuando un alta necesita un paso manual o cuando una herramienta conectada ha rechazado sus credenciales.
Helios, donde se unen todos los datos
En la base de todo el stack está Helios, nuestra plataforma de analítica con IA, que reúne todas las cifras con las que se gestiona FitLovas. Las reservas, la asistencia y las altas llegan del sistema de reservas; la inversión y los resultados, de las cuentas publicitarias; y las valoraciones, de las reseñas de cada estudio. Nadie tiene que exportar un Excel. Dirección pregunta en castellano y recibe la respuesta con datos al día. Los informes guardados cubren el resumen semanal, las altas y los ingresos recurrentes, la asistencia, las primeras visitas y la retención, y Helios avisa de lo que requiere atención. Es el nexo que hace que recepción, dirección y nuestro equipo de medios trabajen con las mismas cifras.
El impacto
Altas que se completan solas. Desde la landing hasta el contrato activo, la domiciliación, la ficha en el CRM y la conversión en Meta, sin que nadie en el estudio tenga que tocar el ordenador. En recepción, el tiempo se dedica a las socias.
Los problemas se detectan antes de llegar al mostrador. Las altas que faltan se recuperan durante la noche, las cuentas que no se pueden cobrar aparecen en el informe de la mañana y, si una credencial deja de funcionar, el equipo se entera por Slack ese mismo día.
Preparado para cambiar. En cuatro meses, el sistema ha pasado de una sola landing para socias fundadoras a tres estudios, packs de prueba, promociones y altas en recepción, y más de quinientos tests automatizados describen cómo funciona cada pieza. Cuando FitLovas cambia una oferta, la automatización se adapta esa misma semana.
El proyecto
Diseñamos, construimos y mantenemos toda la operativa: las landings, los procesos de alta y de pago, la integración con el sistema de reservas y sus comprobaciones diarias, el tracking server-side, la conexión con el CRM y con WhatsApp, los avisos al equipo y las herramientas internas que nos permiten resolver en minutos cualquier duda sobre una socia.
Todo esto funciona junto al programa de captación que cuenta el otro caso de éxito de FitLovas, y Helios se apoya en ambos: las cifras que consulta el equipo y las que usamos para optimizar las campañas salen del mismo sitio.